Kako si organizirati delo od doma

Prejšnji teden so se zaradi vsesplošnega zaprtja podjetij, ki ga je povzročila pandemija koronavirusa, zgodile velike spremembe v poslovanju gospodarskih družb.  Veliko podjetij je bilo prisiljenih v prekinitev običajnega poslovanja, zato so delodajalci iskali druge rešitve, ki bi omogočile, da delo kljub novi resničnosti nemoteno poteka. Veliko zaposlenih se je tako prvič srečalo s situacijo, da jim je delodajalec odredil delo od doma. 

Še posebej za tiste, ki so bili navajeni na vsakodnevno delo v pisarni zunaj doma, to pomeni precejšen izziv. In ti imajo lahko precejšnje težave, kako se navaditi na novo situacijo.

Še posebej velik izziv lahko predstavljata motivacija in produktivnost, kaj kmalu pa se lahko pojavita tudi osamljenost in če ni pretoka informacij med sodelavci in nadrejenimi tudi dvom v lastne sposobnosti.

Kako torej čim manj stresno prebroditi prehod iz dela v službi na delo od doma? V nadaljevanju vam posredujem nekaj koristnih nasvetov.

Sama sem bila večino svoje kariere zaposlena v javnih službah in zasebnih podjetjih, ki so od mene zahtevale, da vsakodnevno prihajam v pisarno. Imela sem stalno delovno mesto s svojo mizo in računalniško opremo, tudi delovni čas je bil bolj kot ne dogovorjen, vedela sem, kaj lahko pričakujem od sodelavcev in na koga se lahko obrnem po pomoč.

Ko sem po poteku zadnje pogodbe zaman iskala zaposlitev, sem se odločila, da grem na samostojno pot. Zdaj sem že več kot pol leta samozaposlena in ker delam za različne naročnike, največkrat delam od doma. Čeprav sem bila sprva navdušena, da bom lahko delala od koderkoli, da bom sama razporejala svoj čas, da bom konec koncev sama svoj šef, sem pri organiziranju svojega časa velikokrat padala v past.

Osebno se mi je ves čas dogajalo, da sem po res doolgi jutranji kavi najprej pospravila celotno stanovanje, oprala perilo, peljala na sprehod psa, potem pogledala svojo najljubšo nadaljevanko, šele na to sem se bila okrog poldne pripravljena usesti za računalnik. A kaj ko sta se že kmalu za tem iz šole vrnila otroka in je bilo treba prisluhniti njunim dogodivščinam, jima pomagati pri domačih nalogah, ju odpeljati na treninge - in dan je bil mimo. Tako sem se večkrat počutila, da je bil dan vržen stran, naloge pa so mi še vedno ostale.

Tudi takrat, ko sem se končno spravila za računalnik, pasti ni bilo konec. Pojavile so se skušnjave s pregledovanjem novičarskih spletnih strani, profilov na družbenih medijih, sledenje drugim blogerjem, odgovarjanje na komentarje ipd. To vse sicer spada v seznam opravil knjižne blogerke, vendar vzame vse preveč nepotrebnega časa, ki bi ga lahko bolj koristno porabila, da bi delo resnično končala prej in nato imela več čassa za dom in družino.
​
Odločila sem se, da temu naredim konec. Rada delam od doma zaradi številnih prednosti, ki jih prinaša, vendar se tudi zavedam, da je čas denar, zato sem iskala poti, kako optimizirati svoje delo, zmanjšati distrakcije in ukiniti odlašanje. 

Če se pri delu od doma borite s produktivnostjo kot jaz, bi bilo morda vredno poskusiti s triki, ki so pomagali tudi meni.

Nasveti za lažje delo od doma

Trik # 1: Ustvarite delovni prostor

In ne, NE mislim na kavč.
Ležanje na kavču je sicer ena najboljših možnosti dela od doma, saj se vam zdi razmeroma udoben, na kavno mizico ob njem si prinesete še najljubše prigrizke, računalnik in telefon - pač kar potrebujete pri delu in že lahko začnete. Hej, saj ste doma!

Vendar preveč udobja lahko kaj hitro vodi v odlašanje, zato je bolje, da si v svojem stanovanju uredite poseben delovni prostor. Če imate doma dovolj prostora, lahko  svojemu delu namenite ločen prostor, da boste pred ostalimi segmenti vašega življenja zaprli vrata in se osredotočili le na opravila. Vendar bivanje v bloku tega ponavadi ne omogoča, zato si ustvarite prostor, ki ne bo kavč ali postelja in ne v bližini televizije, temveč bo namenjen izključno delu. Če boste dodali še kanček formalnosti okolju, da boste imeli občutek, da ste res na delu, vas bo to spravilo v pravo miselnost, da se boste lahko  posvetili svojim nalogam. Lahko je to čisto preprosto določen kotiček v kateri izmed sob, ali celo le kuhinjska miza - seveda pospravljena, družinski člani pa seznanjeni, da ste od in do določene ure "v službi".

Vaša domača pisarna naj bo vaše svetišče produktivnosti, zato jo prilagodite svojim potrebam in potrebam dela, ki ga opravljate. Iz nje odstranite vse, kar bi utegnilo motiti vašo osredotočenost. 

Poskrbite, da sedite na stolu, ki podpira dobro držo. Miza naj bo urejena, na njej pa naj bodo le najnujnejši pripomočki, ki jih potrebujete za delo. Zame so to prenosnik, telefon, planer in nalivno pero ter namizni koledar s pozitivnimi citati, ki dvigajo razpoloženje. Včasih se jim pridruži še zvezek, v katerega zapisujem svoje ideje ali kakšna knjiga, ki jo berem in v kateri najdem kakšen lep citat. Sama imam na mizi rada tudi cvetje (trenutno le šopek pusušene sivke) in če delam ob večerih dišeča svečka.

Čeprav se mi med delom kar naprej "luštajo" neki prigrizki, hrano dosledno ne nosim na delovni prostor. Raje si vzamem odmor in jem za jedilno mizo.

Poskusite z nasvetom tudi vi in povejte, ali se je vaš odnos do dela kaj spremenil.

Trik #2: Uredite se
​
Morda se zdi nepomembno, da lahko oblačila vplivajo na vaše delo doma, vendar vam iz osebne izkušnje povem, da še kako vplivajo na pripravljenost na delo.

Seveda bi bilo najbolj udobno, če bi ves dan preživeli v pižami, z neurejeno pričesko, pač, saj nas nihče ne vidi. Vendar priprava na običajni delovni dan v naših glavah povzroči, da se telo naravna na delovni način. 

Sama pri tem ne delam velikega pompa, ampak že premik iz pižame v vsakodnevna oblačila, kot so udoben par kavbojk in čista majica, nekoliko parfuma in nežen makeup delajo čudeže, da sem pripravljena za delo.​

Trik #3: Držite se rutine

Poskusite ohranjati vsakodnevno rutino, kot ste je bili navajeni do sedaj. Preoblačenje je le del te rutine.

Res je, da boste sedaj, ko delate od doma, prihranili čas, ki ste ga ponavadi zapravili za prevoz do doma. Vendar se vseeno potrudite, da boste vstali ob isti uri. To vam bo prineslo eno veliko prijetno prednost: čas, ki bi ga drugače porabili za prevoz do službe, sedaj lahko porabite za kavo ali za zajtrk z družino. Sedaj imate čas, da preberete časopis, ki ste ga ponavadi le prelistali. V vsakem primeru poskrbite, da se boste za delovno mizo usedli ob običajni uri, ko ste v pisarni pričeli z delom.

Odkar so zaradi zaprtih šol doma tudi otroci, se je moja jutranja rutina precej spremenila. Tako sicer vsak dan še vedno vstajam ob sedmih. A namesto dolge jutranje kave si sedaj takoj zjutraj privoščim polurno vadbo joge (se nagradim še pred delom ;)), kavo pa spijem medtem ko pomagam mlajšemu pri šolskem delu. Ko končava, pa je čas za pisanje člankov do kosila. Po njem si vsi skupaj vzamemo čas za skupni sprehod, po njem pa se spet za kakšno uro usedem za računalnik. Zvečer je čas za družino: skupaj si ogledamo kakšen film, poslušamo pravljice, ki nam jih različni avtorji pripovedujejo prek družbenih medijev, beremo ali se igramo družabne igre. Tako vsaj približno ohranjamo rutino, na katero smo bili navajeni do sedaj.

Trik #4: Vzemite si čas za odmor 

Delo od doma vam omogoča, da se izognete nenehnim telefonskim klicem in obiskom sodelavcev, ki znajo vdreti v pisarno ravno takrat, ko ste "padli v delo". Ker boste imeli mir, boste imeli občutek, da sedaj pa lahko delate, delate, delate, ne da bi pomislili na počitek.

​Če imate navado, da si ob določeni uri vzamete čas za kavo, si ga vzemite. Lahko naredite nekaj razteznih vaj, odprete okno in se nadihate svežega zraka (čeprav je sedaj že toliko toplo, da je okno lahko ves čas odprto), umaknite se od ekrana in si odpočijte oči. Lahko pa preberete tiste zadnje strani knjige, ki vas čakajo.

Vas vseeno moti hrup okrog vas, se ne zmorete zbrati in skačete od naloge do naloge in delu ni videti konca? Potem bodo naslednji nasveti kot nalašč za vas.

Trik #5: Uporabljajte slušalke

Medtem ko lahko nekateri lahko mirno delajo ob poslušanju heavy metala ali ob udarjanju kladiva, ki se med renoviranjem sliši iz sosednjega stanovanja, sama najlažje delam v popolni tišini ali največ ob mirni tihi glasbi, kot je na primer ameriški folk. 

Ker doma je popolno tišino težko doseči in je hrup pogosto zunaj vašega nadzora,  priporočam, da investirate v spodoben par slušalk, ki vam bo pomagal k zmanjšanju ali odpravljanju hrupa.

Če ne delate v svoji sobi, kjer lahko zaprete vrata pred svetom, pa slušalke niso dobre le za zmanjšanje hrupa, temveč z nošenjem slušalk pošljete tudi signal ostalim v gospodinjstvu, da ne želite, da vas motijo. Dajejo pa tudi signal vam samim, da ste pripravljeni, da začnete delati in se osredotočite le na tisto, kar je zares pomembno. 

Meni je dovolj, če uporabljam navadne slušalke, ki jih dobiš ob pametnem telefonu, nekateri boste potrebovali bolj profesionalne, ki pokrijejo celo uho. Mogoče pa vam jih začasno posodijo vaši najstniki.

Trik #6: Tehnika pomodoro

Pomodoro je tehnika za izboljšanje produktivnosti, ki jo je v 80. letih razvil Francesco Cirillo in se uporablja kot kratka intenzivna obdobja dejavnosti, ki jih prekinjajo pogosti kratki odmori.

Ideja je, da 30 minut brez motenj delate na eni sami nalogi. To pomeni, da v tem času ne preverjate telefon ali predal e-pošte, ne odpirate nove zavihke, ne brskate po Facebooku, Instagramu ali vstajate, da bi si privoščili prigrizek. Če naloga od vas zahteva, da odgovarjate na e-poštna sporočila, potem na sporočila odgovarjate toliko časa, dokler ne zmanjka časa. Če delo opravite prej, točka za vas.

Pomodoro, kar v italijanščini pomeni »paradižnik«, izvira iz oblike ure, ki jo lahko uporabljamo pri kuhanju. V začetku je namreč ta ura imela obliko paradižnika. Vsako obdobje dela, torej 3o minut, se šteje za eno pomodoro, odmor med njimi pa je 5 minut. Ko minejo štirje pomodori, si privoščite daljši odmor - običajno 15 ali 20 minut.

Ta metoda deluje zelo dobro pri ljudeh, ki imajo težave z nenehnim preskakovanjem med več nalogami. Taka sem tudi sama, ker bi rada vse naloge naredila naenkrat, se lotim najprej pisanja teksta, potem pride mail in hitim odgovarjat nanj, pa potem spet vidim nove komentarje na Facebooku, in bi rada odgovorila še na to ... Ker nenehno skačem od ene naloge do druge, posledično tudi počasneje napredujem, hkrati sem ves čas v stresu in krivim sebe za neopravljeno delo. Skratka začarani krog. Tehnika pomodoro pa mi je pomagala, da sem z osredotočanjem na le eno stvar začela učinkoviteje upravljati s svojim časom. Ne samo, da so stvari sedaj hitreje narejene, so tudi bolje opravljene.

Za začetek potrebujete le odštevalnik na vašem telefonu. Nastavite ga na 30 minut in se lotite dela. Da boste popolnoma osvojili tehniko pomodoro, boste potrebovali nekje med 7 in 21 dni - odvisno od vaše zmožnosti koncentracije.

Kljub temu da meni pomodoro koristi, pa obstaja tudi precejšen delež kritikov te tehnike. Preizkusite jo sami in ugotovite, ali vam ustreza. Mogoče bi jo lahko uporabili le pri določenih nalogah, pri drugih pa spet kakšno drugo tehniko.

Trik #7: Za delo se nagradite
​
Je kakšen boljši način, da se po izpolnitvi delovnih nalog, ki ste si jih zadali za tisti dan, nagradite? To vam bo dalo še dodatno motivacijo za opravljanje naloge. Kar mene motivira, je razmišljanje o tem, kako bom preživela svoj naslednji odmor oziroma čas po tem, ko bom odkljukala vse obveznosti. Kaj ni lepše kot seznam nagrad za trdo opravljeno delo? In pri tem vam ni treba niti zapustiti doma ali seči v denarnico.

Ob večurnem sedenju za računalnikom moje telo nujno potrebuje razteg. Zato si med odmorom vzamem nekaj minut za raztezne vaje. Če imam čas, pa si kdaj po koncu dela vsaj enkrat tedensko privoščim daljšo vadbo. Spet druge dni si bom vzela čas za poslušanje kakšnega  dobrega nasveta motivacijskih govornikov. Branje knjig sicer spada med delovne obveznosti knjižne blogerke, vendar je prav sladko ukrasti nekaj minut tudi med odmori in prebrati tistih nekaj strani, ki ti še manjkajo do konca knjige. Če imate otroke, vam nagrado lahko pomeni tudi prosta, nestrukturirana igra z njimi - takrat lahko brez slabe vesti in z veliko mero humorja na plano spustite tudi vašega notranjega otroka. Lahko se veselite okusnega obroka, ki ga boste po končanem delu zaužili skupaj z družino.

Dokler nam je še dovoljeno oditi iz hiše, si vzemite vsak dan vsaj pol ure za sprehod v naravi. Seveda upoštevajte navodila, da se izogibate krajev, kjer se zbirajo ljudje v večjih skupinah. Izberite kraj, kjer boste redko koga srečali. Prisluhnite prebujajoči naravi, ki nas glede na naše stiske ravno v tem času najbolj nagrajuje. Odmislite delo in težave, globoko vdihnite sveži zrak, namesto glavi prisluhnite telesu in se umirite. 

Trik #8: Določite si delovni čas in se ga držite. Z njim seznanite tudi vaše domače

Delo od doma mi pomeni med drugim tudi svobodo, da sama določam svoj delovni čas, lahko delam od koderkoli in kadarkoli, vsak dan v tednu ne glede na to, ali je vikend ali ne. In čeprav se zdi kontradiktorno, se na ta način lahko zmanjša moja produktivnost. 

Če moram kaj narediti v soboto ali nedeljo, to ne pomeni nič drugega, kot da sem odložila naloge, ki bi jih lahko opravila med tednom. Na koncu se zgodi, da za pomembne, a ne nujno nujne naloge zmanjka časa in jih potem prestavljam v čas izven "delovnega". Če si ne določim določenega delovnega časa, v katerem bi morala opraviti vse naloge v tednu, nekaterih nalog preprosto ne bom dokončala.

Poleg tega počasi začneš izgubljati čas, ki bi ga rad preživel z ljudmi, do katerih mi je mar. In kdo raje ne bi večerov preživljal z družino ali se konec tedna družil s prijatelji? 

Prav zato se zavestno trudim, da svoje delo opravim v dopoldanskem času in med tednom, ko je družina odsotna, prijatelji pa v službi. Moj dan se tako začne ob 9. zjutraj in konča najkasneje okrog 15. ure. Še vedno moram kakšno delo opraviti tudi kasneje in ob koncu tedna, vendar skušam svoje delo organizirati tako, da imam vsak dan dovolj časa, da ga opravim, in to me motivira, da ne odlašam. 

Poleg delovnega časa je pomembno, da si določite tudi proste dni, torej čas brez obveznosti. To vam bo pomagalo, da se ne samo spočijete in motivirate za nadaljnje delo. Počivajte doma, odpravite se na sprehod ali izlet, preživite dan z družino ali se lotite kakšne športne dejavnosti. V tem času pozabite na delo. Bistvo prostega dne naj bo počitek in razmislek o drugih stvareh in plateh življenja. 

Če živite z družino ali imate sostanovalce, jim povejte, da čas, ki ga preživljate doma, niso vaše počitnice ter da imate neodložljivo delo, za katerega delodajalec pričakuje dda bo opravljeno. Povejte jim, v katerem času naj vas ne motijo. Ko se izteče, pa odložite delo in se jim posvetite. 

Trik #9: Naredite si seznam opravil

Nekajkrat sem že omenila sezname opravil. Mislim, da so nujno potrebni za produktivnost, ne glede na to, ali delate od doma ali ne. Vendar obstajata pravi in napačni način zapisovanja seznama opravil.

Napačen način: zapišite vse mogoče stvari, o katerih se vam zdi, da jih je treba storiti, pa naj bo to v naslednjih petih minutah, danes, ta teden ali »nekega dne« in ne glede na to, ali je ta stvar pomembna za vaše delo ali ne. Zakaj je to narobe? Ker že samo pogled na ta seznam povzroči tesnobo. Kaj šele ko začnete naloge izvajati, pa se seznam noče in noče skrajšati. Takrat bi najraje že pred samim začetkom dela vse skupaj pospravili in šli nazaj v posteljo.

Pravilen način: na seznamu naloge razdelite na tiste, ki so najbolj pomembne in jih morate nujno opraviti tisti dan. To naj bosta naloga ali dve, ki vam bosta vzeli največ časa. Teh dveh se tudi lotite najprej. Nato si sledijo naloge, ki bi jih bilo dobro opraviti tisti dan,  nato pa še tiste, ki jih lahko prestavite na kakšen drug dan, a so vseeno pomembne za vaše delo. Tako boste dobili občutek, da svoj čas in tudi življenje lažje obvladujete.

Sama svoje sezname še vedno najraje zapisujem na roke v poseben zvezek, v katerega lahko kracam ali zapisujem ideje. danes pa obstajajo že vse mogoče aplikacije za organizacijo časa in upravljanje projektov, ki vam pri tem lahko pomagajo.

Trik #10: Ohranite stik s sodelavci
​
​Če ste navajeni biti v pisarni v stiku s sodelavci, morate to ohranjati tudi pri delu od doma. Vsi vključeni v delovni proces morajo poskrbeti, da pretok informacij ostaja tekoč in predvsem pravočasen in to v obe smeri: od nadrejenega k zaposlenemu in nazaj. Zaposlenim morajo biti jasne njihove naloge in obveznosti ter roki za izvedbo, nadrejeni pa morajo biti takoj obveščeni o težavah, s katerimi se prvi srečujejo, in pravočasno načrtovati nadomestitve, če je to potrebno. Delodajalec mora namreč poskrbeti, da delo od doma poteka nemoteno. Bodite jasni glede rokovČe boste uspeli poskrbeti, da bo tako, bo delo opravljeno dobro in pravočasno, predvsem pa v zadovoljstvo vseh. To pa bo možno le v primeru, da boste poskrbeli za čim bolj podobno delovno rutino kot v pisarni.

Če vaš običajni delovni teden vsebuje tedenski kolegij oziroma sestanek ekipe, ga skličite tudi sedaj in to na isti dan in uro kot običajno, le da se tokrat ne boste dobivali v živo temveč prek konferenčnega klica prek Skypa, Zooma, Whatsupa, Messengerja ali kakšne podobne aplikacije. Če mislite, da boste potrebovali več takih tedenskih sestankov, jih skličite. Udeleženci naj bodo le pravočasno seznanjeni s terminom in dnevnim redom sestanka, da se bodo nanj ustrezno pripravili.

Delodajalec naj poskrbi, da boste imeli na voljo službenega IT-jevca, ki bo zaposlenim pomagal pri morebitnih težavah z računalniško opremo, dostopu do službenih strežnikov, ipd.

Ne pozabite pa niti na neformalno druženje. Če imate navado skupaj praznovati rojstne dneve, to sedaj lahko storite prek skupinskega video klica. Ali pa se enkrat tedensko s sodelavci dobite na Skypu in poklepetate o tem, kako preživljate samoizolacijo. Namesto, da bi se po službi dobili na pivu, si ga privoščite on-line.

Izolacija lahko zelo vpliva tudi na naše duševno zdravje. Pri delavcih v Vuhanu na Kitajskem so po že mesecu dni izolacije, ko niso smeli nikamor od doma, opazili povečano stopnjo depresije in anksioznosti. Še posebej se je ta izrazila pri osebah, ki so živele same. Zato ohranjajte stik s sodelavci tudi prek telefonskih klicev. Danes izgovor, da nimamo časa, ne pije več vode.

Upam, da vam bo teh deset nasvetov pomagalo pri lažjem prehodu iz službenega na delo od doma ter da boste zmogli ohraniti produktivnost, kot ste je bili vajeni. 

Vam bo kakšen prišel prav? Poznate še kakšen nasvet, ki bi ga lahko dodala na seznam? Vabim vas, da ga zapišete v komentarjih.

Če boste pri organizaciji dela od doma potrebovali kakšno pomoč, pa mi lahko pišete na e-naslov literarnalekarna@gmail.com. Z veseljem vam bom svetovala.

---

VAM JE BIL ČLANEK VŠEČ? SHRANITE SI GA ZA KASNEJE